كيف تخطط الشركة لعدد الضيوف في فعالية على يخت؟
تحديد عدد الضيوف من أول القرارات التي تحتاجها الشركة عند تنظيم فعالية على يخت في أبوظبي. فالعدد يؤثر على اختيار اليخت، والميزانية، وكميات الطعام، ومدى راحة الحضور أثناء الرحلة. التخطيط الصحيح يبدأ بقائمة ضيوف واضحة، وليس باختيار أكبر يخت متاح.
فرّق بين المدعوين والمؤكد حضورهم
ابدأ بثلاثة أرقام: عدد المدعوين، وعدد من أكدوا حضورهم، والعدد المتوقع فعلياً يوم الفعالية. في حفلات الشركات أو تجمعات الفريق أو مناسبات العملاء، من الأفضل إبقاء هذه الأرقام منفصلة إلى أن تستقر القائمة. احسب الموظفين والعملاء والأطفال والمرافقين بشكل واضح، لأن كل شخص يدخل ضمن السعة المعلنة لليخت.
لا تعتمد على عبارة عامة مثل “نحو 20 شخصاً”. اكتب الأسماء أو المجموعات، ثم راجع القائمة قبل تثبيت الاختيار. ويجب أن يبقى العدد النهائي ضمن السعة المحددة لليخت. كما يستحسن سؤال فريق الحجز عن الموعد المطلوب لتزويدهم بالعدد النهائي قبل تأكيد الترتيبات.
طابق العدد مع سعة اليخت
يضم الأسطول خيارات لمجموعات مختلفة. بيت البحر الفاخر M1 وبيت البحر الفاخر M2 يتسع كل منهما لـ40 ضيفاً. أما King House Boat وLavy Luxury Yacht فالسعة المعلنة لكل منهما 30 ضيفاً، بينما تتسع Princess Yacht لـ25 ضيفاً. للمجموعات التي تضم 20 شخصاً، توجد Haya House Boat و90 Ft Saadiyat House Boat ضمن الخيارات المعلنة. وللمجموعات الصغيرة، تتسع 40 Ft Birthday Yacht لـ10 ضيوف وPanda 1 Luxury Yacht لـ8 ضيوف.
السعة رقم للتخطيط وليست دعوة إلى ملء اليخت بالكامل. قد تفضّل مجموعة من 12 شخصاً يختاً سعته 15 شخصاً إذا كانت الأولوية لعشاء هادئ أو اجتماع خاص للفريق. وفي المقابل، اختيار يخت سعته 10 أشخاص لمجموعة من 10 لا يترك مجالاً لإضافة زميل أو مرافق لاحقاً. راجع الأسطول الكامل وقارن بين السعة وطبيعة الفعالية.
احسب الميزانية حسب العدد والمدة
ابدأ بسعر باقة الساعتين لليخت المختار. الباقة تتضمن الكيك وزينة السطح، لذلك لا تضف هذين البندين مرة ثانية عند إعداد الميزانية الأولية. الحد الأدنى للحجز ساعتان. وإذا احتاجت الفعالية إلى وقت أطول، يطبّق سعر الساعة الإضافية فقط على الوقت الذي يتجاوز مدة الباقة.
على سبيل المثال، سعر باقة الساعتين في Haya House Boat هو 2,000 درهم، وسعر الساعة الإضافية 750 درهماً. لذلك تكون خطة الثلاث ساعات 2,750 درهماً قبل أي إضافات منفصلة. أما 40 Ft Birthday Yacht فسعر الساعتين فيها 1,598 درهماً، وسعر الساعة الإضافية 549 درهماً، فتكون ثلاث ساعات بقيمة 2,147 درهماً قبل الإضافات. وتبلغ باقة الساعتين في House Boat Luxury M1 مبلغ 2,500 درهم، مع 1,000 درهم لكل ساعة إضافية.
قد يساعد تقسيم سعر الباقة على العدد المتوقع في مقارنة الخيارات، لكن لا تجعل سعر الفرد العامل الوحيد. أحياناً تكون خصوصية اليخت، وتصميمه، وموقع الانطلاق أهم من اختيار السعة الأكبر.
خطط للطعام والشراب بعد تثبيت العدد
بعد معرفة عدد الحضور، جهّز طلب الطعام وفق العدد نفسه. تتوفر إضافات مثل طبق فواكه مشكلة بسعر 100 درهم، وكيك الفانيلا أو كيك الشوكولاتة بسعر 150 درهماً لكل منهما. وبما أن الباقة تتضمن الكيك والزينة، تصبح هذه الإضافات مناسبة عند طلب خيار بديل أو كمية إضافية.
تشمل الخيارات Mix Grill بسعر 100 درهم وSeafood بسعر 150 درهماً، مع حد أدنى يبلغ وجبتين لكل خيار. أما المشروبات فتكون من الماء والعصائر والمشروبات الغازية. وإذا كان لدى أحد الضيوف احتياج غذائي خاص، ناقش الأمر مسبقاً قبل اعتماد الطلب، ولا تفترض أن الاختيار الأساسي يناسب الجميع.
اختر موقعاً يناسب طبيعة الفعالية
للفعاليات التي ترغب في إطلالات الكورنيش، توجد عدة يخوت مدرجة في أبوظبي كورنيش. وإذا كان التركيز على جزيرة السعديات، فإن 90 Ft Saadiyat House Boat مدرجة في جزيرة السعديات. وقد يكون موقع الانطلاق المناسب هو مارينا البطين أو أبوظبي كورنيش أو جزيرة السعديات أو ياس مارينا أو ميناء زايد، بحسب ترتيب الرحلة. لذلك يجب تأكيد موقع الانطلاق عند مناقشة التفاصيل.
تساعد المعالم الفريق على وصف الأجواء المطلوبة. فعالية على الكورنيش تناسب احتفالاً قصيراً بإطلالات المدينة، بينما قد تناسب السعديات مجموعة ترغب في أجواء قريبة من اللوفر أبوظبي. ويمكن ذكر قصر الإمارات أو جزيرة اللولو أو ياس مارينا عند تحديد المشهد المفضل، لكن مسار الرحلة ونقاط المشاهدة يجب مناقشتها مسبقاً وعدم افتراضها.
قائمة مختصرة لتخطيط عدد الضيوف
- افصل بين المدعوين، والمؤكد حضورهم، والعدد المتوقع.
- تأكد من أن العدد النهائي ضمن السعة المعلنة لليخت.
- تذكر أن الحد الأدنى للرحلة ساعتان.
- طبّق سعر الساعة الإضافية فقط بعد انتهاء ساعات الباقة.
- احسب احتياجات الطعام، مع الانتباه إلى الحد الأدنى لوجبتين في Mix Grill وSeafood.
- احتسب الكيك وزينة السطح مرة واحدة لأنهما داخل الباقة.
- ناقش موقع الانطلاق، والموعد، والطعام، وأي إضافات أسعارها عند الطلب مع فريق الرحلات.
عندما يكون عدد الضيوف دقيقاً، تصبح بقية قرارات فعالية الشركة أسهل. قارن الخيارات عبر خدمة حفلات اليخوت، ثم ناقش التصوير والزهور والديكور أو الأنشطة البحرية بعد تحديد العدد والباقة الأساسية ومدتها.
